Хочется порассуждать о функции «Рабочие отчеты» в Битрикс24*. Это достаточно понятная функция, основанная на том, что согласно структуре компании, система направляет регулярную форму отчета, которую должны заполнить и пересылать подчиненные своим руководителям для оценки.
Хотите узнать, как с помощью этого простого инструмента Битрикс24 можно повысить эффективность работы компании? – пусть каждый сотрудник еженедельно составляет отчет о работе. И даже самый главный руководитель.
Не верите? Начните с себя и сделайте это, как минимум, 5 раз! Потом вы увидите, насколько изменится качество вашей собственной работы, и поймете, чего стоит ожидать от других сотрудников компании после того, как они начнут использовать рабочие отчеты.
Почему и как это должно сработать на пользу эффективности компании?
- Настройте Битрикс24 так, чтобы напоминание об отчете приходило пользователям во второй половине пятницы, но не слишком поздно.
Тут есть психологический момент. Рабочий отчет есть некое подведение итогов, а итоги нужно подводить в конце отчетного периода, а не в начале следующего. Ни в коем случае, не рекомендуем откладывать работу над еженедельным отчетом на понедельник следующей недели. Новую неделю нужно начинать «с чистого листа». Поверьте, это еще влияет на самочувствие и отдых человека в выходные и на то, с какими силами и настроением он вернется к работе в начале следующей недели.
2. В разных организациях существуют разные требования к отчетам. Оставьте громоздкие и подробные отчеты на более долгий период, пусть еженедельные отчеты будут короткими, понятными и тезисными.
Помните, руководитель должен закончить свою рабочую неделю оценкой этих отчетов. Если они будут большими, то у руководителя не будет выходных. А это плохо! Битрикс24 позволяет к отчету прикрепить задачу, файл. Это позволяет сделать отчеты короткими, и сохраняет возможность, при необходимости, подробно рассмотреть ту часть отчета, которая особенно интересует руководителя.
3. Отчет – это про результаты, а не про процессы.
Пишите в отчетах о результатах. Если у человека есть долгосрочные задачи, и работа по ним не закончена, но занимает много рабочего времени, тогда ему хочется упомянуть в отчете, что он работал над задачей, то есть шел процесс выполнения задачи. В этом случае, нужно разбивать долгосрочную задачу на этапы, ставить маленькие подзадачи, и отчитываться по результатам этих подзадач.
4. Ориентация на получение результата к концу недели изменит качество работы. Часто сотрудники зацикливаются на процессе. Если отчетный период долгий, сосредоточенность на процессе возрастает. Когда результат (даже очень маленький) нужно демонстрировать каждую неделю, соотношение ориентации на процесс и ориентации на результат становится оптимальным.
Итак, в качестве эксперимента, начните с себя и сделайте это 5 раз. Возможно, в первый раз Вы напишите всего пару слов в этом отчете (особенно, если вы – руководитель и не надо никому, кроме себя, посылать этот отчет). Возможно, во второй раз вы опять напишите несколько слов. Дальше, вам, все-таки, захочется перечислить все ваши результаты (про отрицательные не забудьте, это тоже полезно). Понятно, что вы держите все под контролем и знаете обо всех результатах, но когда вы увидите их перечисленными в отчете, вы на них сможете посмотреть несколько «со стороны». Если их много и они хорошие, то вы себя внутренне похвалите, и это даст вам импульс к дальнейшим достижениям. Если они не очень хорошие, то вы наглядно увидите болевые точки и сможете их проанализировать. Возможно, вы где-то слишком увлеклись процессом; а возможно, есть какое-то непреодолимое препятствие и нужно подойти к проблеме с другой стороны.
Иногда бывает и такое, что в отчете написать нечего – нет результата. Это хорошо или плохо?
Нет однозначного ответа, но есть над чем подумать. Человек должен получать результаты в ходе своей рабочей деятельности – это нужно организации, в которой он работает и это нужно ему самому для мотивации.
Но, прекрасно, когда в таком отчете есть план на следующий период. Это означает, что человек проанализировал, подумал о том, что ему надо изменить, и поставил себе новые реальные цели. И скорее всего, эти цели будут достигнуты. Нужно же будет что-то писать в следующем отчете.
Битрикс24 организует работу с отчетами так, как нужно Вам. Не упустите возможности этого инструмента! При правильном его использовании можно серьезно повлиять на внутреннюю дисциплину и мотивацию сотрудников.
Работайте эффективно и с удовольствием!
*Набор функций отличается в разных тарифах Битрикс24.
