Работа с задачами в Битрикс24

Жизнь в компании течет активно, когда руководящее звено генерирует множество задач для выполнения поставленных целей, а рядовые сотрудники их исполняют. И постановка, и выполнение задач должны походить через множество различных этапов. Только тогда эти задачи выполняются правильно и приносят успех. Это давно известно управленческой науке и прочитать об этом можно во многих учебниках по менеджменту. Ну, это «по-науке».

А как это происходит в реальной жизни? Почти всегда так: начальник говорит (лично, в электронном письме или по телефону) своему подчиненному, что нужно сделать, тот записывает себе в ежедневник (или просто записывает где-то) и идет исполнять. По ходу выполнения, у него возникают дополнительные вопросы о сроках, деталях, соисполнителях и много-много других.

Такая работа над задачами, конечно, приносит успех, но в современных реалиях она уже не эффективна. Что значит "не эффективна"? Это значит, что результат достигается с использованием слишком больших ресурсов (времени, сил, поиска и привлечения необходимой информации, и других).

Работа с задачами в Битрикс24 характерна тем, что она, эффективно организована и для того, кто ставит задачу, и для исполнителя. И пользователи, неизбежно "проведут" задачу по всем этапам, обеспечивающим эффективность, даже не подозревая об этом.

Рассмотрим несколько примеров:

Пример 1:

Часто задача рождается в процессе обсуждения, когда кто-то, вдруг, говорит: «А вот это надо сделать.» И очень часто это забывается, если обсуждение идет дальше… . Если обсуждение письменное, то, как правило, указывается кому и что надо сделать, потом исполнитель заносит это к себе в ежедневник и начинает задавать дополнительные вопросы (часто совсем не в то время, когда руководитель может ему ответить)

В Битрикс24, во-первых, имеются инструменты для он-лайн общения – это Чат и Живая Лента. Все рабочие обсуждения сохраняются, и если кто-то забудет детали обсуждения, он может всегда к ним вернуться. Во-вторых, из любого сообщения можно мгновенно одним кликом создать задачу. Впоследствии, ее можно будет отредактировать, поставить сроки, наблюдателей, соисполнителей, прокомментировать, и прочее. Важно, что полезная мысль или идея не только не потеряется, но и мгновенно направится системой к исполнителю на реализацию.

Пример 2:

Здесь речь пойдет о повторяющихся задачах. Например, часто сотрудникам необходимо регулярно и в разные сроки делать какие-то отчеты. То есть, существует такая задача – делать отчеты с какой-то периодичностью. У очень прилежных сотрудников есть свой календарь в электронном или бумажном виде, где записаны все сроки ежемесячных, квартальных, еженедельных отчетов по датам. У большинства людей, эти сроки «в голове». Если бы эти две системы работали эффективно, то мы бы не часто слышали о том, что люди не успевают, забыли, не хватило информации и прочее.

Битрикс24 позволяет создать задачу один раз, и в назначенный срок в течение любого времени она будет появляться у нужного исполнителя. Если руководитель решает, что сотрудники должны готовить новый отчет к 20 числу каждого месяца, то он ставит им повторяющуюся задачу и напоминание к ней, и эта задача будет автоматически повторяться для сотрудников. Ни постановщику задачи, ни ее исполнителю, не надо запоминать сроки. А напоминание позволит исполнителю задачи вовремя собрать необходимую информацию. То есть, работа над задачей становится эффективной и отрегулированной во времени.

Пример 3:

Исполнение задачи можно делегировать. Классический пример: руководитель ставит задачу начальнику отдела. Они ее обсуждают, делятся какой-то вводной информацией, устанавливают сроки. Если эта задача касается всего отдела, то начальник отдела часто делегирует исполнение своим подчиненным. Он пересказывает свое обсуждение этой задачи с руководителем, передает вводную информацию, устанавливает срок. В момент передачи информации, как правило, она хоть немного, но искажается. В любом случае, исполнитель задачу видит уже не совсем так, как руководитель компании и чем больше звеньев в этой коммуникационной цепи, тем более искажена информация.

В Битрикс24 весь этот процесс построен таким образом, что информация о задаче попадает к исполнителю ровно в том виде, в каком она поставлена руководителем. Начальник отдела может одним действием делегировать пришедшую к нему от руководителя компании задачу любому своему сотруднику с сохранением всей информации, переписки, сроков и ожидаемых результатов. Как мало приходится, в этом случае, переспрашивать и уточнять! А еще, тот, кто делегировал, имеет возможность следить за ходом выполнения задачи и вмешаться, при необходимости.

Итак, мы сегодня рассказали про полезные функции, которые сделают вашу работу эффективной*:

1. Чат
2. Живая Лента
3. Создание задачи из сообщения в Живой Ленте или в Чате
4. Создание повторяющихся задач
5. Делегирование задач
6. Возможность следить за ходом выполнения делегированной задачи

Что может быть убедительнее личного примера? Хотите узнать, как мы сами работаем с этими функциями? Пожалуйста:

- В Чате мы общаемся, когда нужно отправить кому-то короткое сообщение, например: «Посмотри заявку от клиента. Я ее выполняю, ты хочешь что-то добавить?»

- В Живой Ленте мы общаемся, когда нужно что-то обсудить, поделиться файлами, картинками, или что-то прокомментировать. Например: «Предлагаю обсудить некоторые изменения на нашем сайте.»

- Функцию создания задач из Живой Ленты или Чата мы используем очень часто, потому что у нас в команде люди творческие, и полезные идеи рождаются в процессе обсуждения. Мы не хотим терять их в потоке дискуссии. Сразу создаем задачи! Например, в процессе обсуждения того, как мы перераспределим работу одного из наших сотрудников на время его отпуска, мы создали задачу по оптимизации работы наших каналов общения с клиентами.

- Повторяющиеся задачи мы часто ставим на работу с отчетами. Это нам помогает не забывать регулярно отслеживать удовлетворенность клиентов нашими разработками, различную статистику по технической поддержке, и прочее. Что в итоге приводит к улучшению качества наших разработок и услуг по внедрению.

- Мы делегируем задачи. Это хорошая функция. Мы делегируем даже, когда понимаем, что кто-то другой в команде сделает это лучше, и хотим посмотреть и поучиться у него. И вам то же советуем!

Работайте эффективно, не тратьте силы и время на пустую суету на работе!

*Набор функций отличается в разных тарифах Битрикс24.