0  /  28

Конструктор документов для МойСклад

Особенности приложения


  • формирование документов в форматах PDF, DOCX, ODT, HTML
  • удобный и функциональный HTML-редактор для шаблонов
  • использование фонового изображения для документа
  • генерация QR-кода для оплаты
  • разделение товаров по группам
  • вывод каждого товара на отдельной странице
  • склонение произвольных переменных
  • вывод любого числа прописью
  • использование формул
  • использование условий
  • отправка пакета документов на почту
  • шаблоны для e-mail писем

Формирование документа

Формирование документа происходит с помощью виджета "Конструктора документов" в карточке компании или документа МойСклад.
Выберите шаблон документа и необходимый формат файла.

Включите вывод факсимиле, если это необходимо .
Для загрузки документа нажмите иконку .
Документы нигде не хранятся и формируются "на лету" в момент их запроса.
Если Вы хотите отправить документ по электронной почте, нажмите .

Отправка по e-mail


Для отправки письма кликните на иконке с конвертом в панели инструментов виджета "Конструктора документов"
Откроется окно отправки письма.
В окне будут указаны электронные адреса из профиля компании и контактных лиц. Отметьте всех необходимых получателей.
В поле "Получатели" Вы можете указать произвольные адреса.

Выберите шаблон письма, шаблон документа. Вы можете отправить сразу несколько документов (пакет). Просто отметьте галочками необходимые шаблоны.

Включите наложение подписи, если это требуется.

В редакторе Вы можете скорректировать тест письма.

Нажмите "Отправить".


Рабочий стол

Настройки приложения доступны пользователям с административными правами.
1. Редактор - раздел предназначен для создания и редактирования шаблонов документов.
2. e-mail - раздел предназначен для создания и редактирования шаблонов e-mail писем.
3. Настройки - раздел содержит несложные настройки приложения.
4. Описание - учебный курс по приложению, который Вы сейчас читаете.
5. Поддержка - раздел для обращения в поддержку приложения.

Редактор

Редактор содержит список существующих шаблонов и кнопку для добавления нового шаблона.

Вы можете использовать встроенный HTML - редактор или DOCX - шаблон, созданный в MS Word.



Напротив каждого шаблона иконка для вызова контекстного меню:
  • Редактировать - вызов редактора
  • Копировать - создание копии шаблона
  • Удалить - удаление шаблона
  • Скачать - скачать шаблон в архиве. Может потребоваться для обращения в поддержку приложения.
Иконки для сортировки шаблонов. Если нужно поменять порядок вывода двух соседних шаблонов, Вы можете воспользоваться иконками с стрелочками:


HTML - шаблон

Шаблон

Шаблон документа представляет собой обычный html- документ, который может содержать обычный текст и наборы таблиц. Мы не рекомендуем использовать вложенные таблицы.

Вы можете переключиться в режим исходного кода и что-то изменить, если Вам так удобнее.

Для добавления переменной можно воспользоваться контекстным меню, которое вызывается по клику на правой кнопке мыши в нужном месте:
Или спозиционировать курсор в нужном месте и вызвать диалог с списком переменных из панели инструментов редактора:


Внизу окна редактора шаблонов находится блок с кнопками:

  • Сохранить - сохранить и закрыть редактор.
  • Применить - сохранить и остаться в редакторе.
  • Закрыть - закрыть без сохранения и вернуться в список шаблонов.
  • Просмотр - формирование документа. В качестве данных для заполнения шаблона будет выбран случайный документ и клиент.
  • Скачать - скачать zip архив с шаблоном.

Параметры


Укажите формат документа: книжный или альбомный.
Укажите шаблон для имени файла. Можно использовать слова и переменные. Не рекомендуется использовать пробелы и русские буквы.
Укажите для каких сущностей будет использоваться шаблон.

Настройка документа

Вы можете использовать различные настрой шаблона для визуального оформления документа.

  • укажите поля для каждой стороны документа
  • загрузите фоновое изображение. Лучше всего фоновое изображение работает в PDF документах.
  • используйте форматирование строк: выделение цветом, группировку, сортировку
  • используйте переменные в нижнем колонтитуле
  • используйте умный разрыв страниц для формирования PDF документов.

Шрифты

Укажите предпочтительные шрифты для PDF и DOCX/ODT документов.

DOCX - шаблон

Вы можете добавить шаблон в формате DOCX.

Для загрузки шаблона используйте специальный пункт меню "Добавить DOCX - шаблон"
Кликните по ссылке для загрузки файла.


После загрузки файла приложение попробует отобразить его в экране приложения.
Редактировать сам шаблон можно только в MS Word.

Шаблон

DOCX - шаблон представляет из себя обычный документ в формате MS Word, заполненный переменными.

Пример шаблона Вы можете скачать по ссылке.

На закладке "Список переменных" Вы найдете список всех доступных для использования переменных.

Подпись и печать

Вы можете разместить произвольную картинку для подписи и печати, настроить из размеры.
Для вывода целевого изображения необходимо задать замещающий текст.

Поддерживаемые переменные:
${directorSignature} - подпись руководителя
${chiefAccountSignature} - подпись главного бухгалтера
${organizationStamp}- печать организации
${qrCode} - QR - код с платежными реквизитами.

Примеры файлов Вы можете скачать отсюда

e-mail

E-mail редактор содержит список готовых e-mail шаблонов и кнопку для добавления нового шаблона.

Редактор e-mail шаблона имеет схожий функционал с редактором шаблонов документов:


Отправка писем

Письма отправляются с сервера htmls.ru с соблюдением всех правил.
В качестве адреса отправителя указывается адрес, который не участвует в обработке почты.
В качестве адреса reply-to указывается адрес пользователя МойСклад, который оправляет письмо. Используется адрес пользователя МойСклад, который указан в профиле сотрудника.

Настройки

Укажите с какими форматами документов Вы планируете работать и формат вывода даты.



Для ускорения работы приложение использует кэширование данных. Если Вы внесли какие-то изменения в данные, но они не отображаются в приложении, просто очистите служебный кэш.

Поддержка пользователей

Если у Вас возник вопрос по работе приложения или появилась идея как что-то сделать лучше, Вы можете создать обращение в нашу службу поддержки пользователей.

Возможности приложения

В этом разделе собраны описания полезных возможностей, таких как:

Склонение

Вы можете склонять в "Конструкторе документов" все, что угодно, даже статический текст.

Для html шаблона используется выражение вида
[INFLECT]('{organization.director}', 'rod')[/INFLECT]


Выражение для склонения, которое заключено в конструкцию [INFLECT]...[/INFLECT], должно быть обязательно заключено в скобки и содержать два параметра:
  1. параметр для склонения, заключенный в одинарные кавычки
  2. падеж, в который нужно выполнить склонение, так же заключенный в одинарные кавычки.
Список поддерживаемых падежей:
  • im - именительный падеж
  • rod - родительный падеж
  • dat - дательный падеж
  • vin - винительный падеж
  • tvor - творительный падеж
  • predl - предложный падеж без предлога
  • predl-o - предложный падеж с предлогом о/об/обо
  • gde -  местный падеж (отвечает на вопрос где?)

Фамилия ИО

Для формирования значения в формате "Фамилия И. О." используются конструкции вида:
- для шаблона в формате html - [FIO_SHORT]{organization.director}[/FIO_SHORT].

Алгоритм формирования очень прост: мы исходим из предположения, что в конструкцию [FIO_SHORT]...[/FIO_SHORT] передается значение в формате "Фамилия Имя Отчество". Первое слово выводится как есть, от двух следующих слов берутся первые буквы.

Сумма прописью

Для вывода суммы прописью, в том числе пользовательских полей с типом данных "Число" и "Целое число", используйте формулу [SPELL]{product:TotalSum}[/SPELL].


Для вывода числа прописью, в том числе пользовательских полей с типом данных "Число" и "Целое число", используйте формулу [NUM2SPELL]{product:RowsCount}[/NUM2SPELL].


Фоновое изображение

Вы можете установить фоновое изображение для документа. Не забывайте про установку полей для документа. В данном случае мы установили для шаблона верхнее поле 60мм.


На выходе получается такой документ.

  Вы можете скачать это изображение для примера.
 

  Или другой пример изображения.



Вывод по условию

Вы можете управлять информацией в шаблоне с помощью условий. Доступны следующие комбинации:

  • Если - если условие выполняется, выводится текст внутри конструкции [if][/if]. Иначе выводится пустота
  • Если/Иначе - если условие выполняется, выводится текст внутри конструкции [if][/if]. Иначе выводится текст внутри конструкции [else][/else]

Важно: в качестве переменных рекомендуется использовать числа или строки. Для сравнения переменной с строкой значение строки должны быть заключено в "двойные кавычки".


Для конструкций вида [if] требуется указать условие через пробел. В качестве сравнения поддерживаются следующие команды

  • > - левая переменная больше правой
  • >= - левая переменная больше или равна правой
  • < - левая переменная меньше правой
  • <= - левая переменная меньше или равна правой
  • == - левая и правая переменные равны
  • != - левая и правая переменные не равны
Примеры:
  1. [if {product:TotalSum}>100000]сумма сделки больше 100 000, красный текст[/if] [else]сумма сделки меньше 100 000, зеленый текст[/else]
  2. [if strlen('{organization.director}') > 0]{organization.director}[/if][else]___________________[/else]


Вывод товаров в разные таблицы

Вы можете автоматически разделить товары и услуги на несколько таблиц разной структуры:

Просто создайте в шаблоне несколько таблиц необходимой структуры и добавьте условие для вывода:

В качестве условия для вывода лучше всего использовать проверку по сумме группы товара
[if {product:TotalSum93af9418-18b0-11e6-7a69-93a700003205} > 0]
product:TotalSum - это фиксированная часть формулы, далее идет идентификатор группы

Для настройки структуры таблицы товаров Вы можете использовать удобный конструктор таблиц. Он вызывается двойным кликом по таблице с товарами.
Вы можете изменять порядок колонок, добавлять новые. Вы можете указать фильтр по группу товаров, которые будут выводиться в эту таблицу.

Пример шаблона Вы можете скачать по ссылке.

Использование формул

Вы можете использовать формулы для вычисления из непосредственно в документе. Реализованы элементарные арифметические действия:

  • сложение
  • вычитание
  • деление
  • умножение

В формуле Вы можете использовать константы, типовые поля документов, пользовательские (с типом "число" или "целое число"). Если Вы вставите в формулу переменную с типом данных, отличающимся от числового, возникнет ошибка исключения и формула не будет вычислена.

Для вычисления выражения по формуле его необходимо заключить в конструкцию [CALC][/CALC].

Пример: перед началом работ Заказчик выплачивает исполнителю аванс в сумме [CALC]{product:TotalSum}*0.3[/CALC], окончательный расчет в сумме [CALC]{product:TotalSum}*0.7[/CALC] происходит после подписания акта приема-передачи.

Каждый товар на отдельной странице

В приложении реализована возможность вывести каждый товар из табличной части на отдельной странице. Такая возможность может быть полезна при подготовке коммерческого предложения с детальным описание товаров.

Шаблон имеет простую структуру: вступление - товары (каждый на отдельной странице) - заключение. Все эти части могут использовать все доступные параметры для заполнения шаблона.

Шаблон для заполнения товара должен быть оформлен в виде таблицы с указанием специального маркера class="quotation".

Результат заполнения шаблона товара будет выведен на месте переменной {quotationDocDesigner}. Имеет смысл перед этой переменной поставить перевод страницы {PageBreak}. После каждого товара будет автоматически добавлена новая страница. Таким образом, на каждой странице будет выведен только один товар. После последнего товара так же будет добавлена новая страница и заключительная часть коммерческого предложения начнется с новой страницы.




Основу для данного шаблона Вы можете установить в приложении "Конструктор документов" - "Коммерческое предложение (каждый товар отдельно)"

Акт сверки

В приложении реализована возможность автоматического формирования акта сверки с клиентом.
Вы можете сформировать данный документ непосредственно из карточки клиента и оправить его на почту.

Данный формат документа имеет некоторые особенности и ограничения.
Внешний вид шаблона представлен на рисунке. Все переменные в таблицу прописываются вручную.

Для формирования таблицы именно в формате "акт сверки" необходимо в исходном коде указать специальный класс для таблицы: class="reconcilation".

JSON АПИ МоегоСклада имеют особенность: возвращается общий баланс по клиенту, без разделения по юридическим лицам. Поэтому данный формат документа может быть полезен для пользователей МоегоСклада, который работают только с одним юридическим лицом.

Если у Вас несколько юридических лиц, Вы можете сформировать документ, указав ссылку на юр. лицо, для которой нужно вывести реквизиты. Сделать это можно через параметр mycompany="092bb57f-3a90-11e5-7a40-e897003d2329". Идентификатор собственного юридического лица можно посмотреть в строке URL браузера при редактировании соответствующей компании.

JSON АПИ МоегоСклада всегда возвращает текущий баланс клиента. Поэтому в логику формирования акта сверки заложен следующий алгоритм:
  • если  текущая дата позже 1 апреля, отчет формируется с 1 января текущего года по сегодняшний день.
  • если текущая дата ранее 1 апреля, то отчет формируется с 1 января прошлого года по сегодняшний день.

Пример шаблона "Акта сверки" Вы можете установить через список типовых шаблонов, который предоставляется вместе с приложением.

QR - код для оплаты

Приложение автоматически генерирует QR - код для оплаты через мобильный банк.
Для вывода QR - кода просто разместите в нужном месте переменную {qrcode}

В мобильном банке это может выглядеть так: